Blog

In mod normal, sedintele ar trebui sa fie un instrument de luare si de asumare a deciziilor, de dezbatere si de gasire a celor mai bune solutii pentru rezolvarea unor probleme etc.

Mai ales in contextul actual, in care tinem online o mare parte a sedintelor, trebuie sa ne asiguram ca acestea sunt eficiente, ca aduc actiuni si ca acestea la randul lor aduc rezultate.

Am ajuns in ultimii zece ani sa interactionez cu foarte multi clienti si parteneri, firme mici si mari, din diferite domenii de activitate si am gasit ca peste 80% dintre acestea irosesc sedintele, pierd timp si implicit bani, stand degeaba cu orele, cate 10-15 oameni, pentru a lua decizii care puteau fi luate doar de cativa dintre acestia, decizii care, uneori, nici nu sunt puse in aplicare vreodata. Cateva exemple:

  • Am intalnit o companie in cadrul careia echipa de top management a dezbatut doua ore despre ce hartie igienica sa foloseasca la baie
  • Recordul de timp petrecut intr-o sedinta este al unei firme in care erau implicati 15 oameni a fost de peste 18 ore
  • In mai multe firme (inclusiv intr-una din firmele unde am fost eu manager pe parcursul carierei mele) sedinta era folosita ca un soi de privilegiu in plus, de a fi vazut mai bine, de catre cei care erau prezenti

Acestea sunt doar o parte dintre tipologiile de sedinte pe care le-am intalnit. Probabil, daca te gandesti putin, mai poti adauga cateva exemple.

Inainte de a trece la a prezenta cateva metode care iti pot face sedintele (si mai) eficiente, as vrea sa punctez faptul ca, in primul rand, trebuie sa fim motivati sa facem acest lucru.

Cum ii motivez pe unii dintre clientii mei? Simplu! Punandu-i sa calculeze care este costul pe care o sedinta o are pentru companie cat si pentru fiecare persoana. Iata aici un simplu instrument care te va ajuta sa calculezi cati bani pierdeti/investiti atunci cand sunteti intr-o sedinta http://meetingcruncher.com/

Calculeaza costurile orare pe care fiecare om implicat in acea sedinta le are si inmulteste cu timpul petrecut. Rezultatul este rar pe placul cuiva.

Pe langa acest cost, ar trebui luat in considerare si asa-numitul cost de oportunitate. Mai exact, ce ai fi putut face profitabil in acel timp si care ar fi fost ROI-ul (return of investment) al acelor actiuni.

Acum sa trecem la treaba si sa vedem ce si cum putem face astfel incat sa avem sedinte (si mai eficiente).

Pentru asta am impartit sedintele in trei etape si am pus mai jos cateva idei pentru fiecare dintre acestea:

Pregatirea sedintei

  • Fa un program bine stabilit al sedintelor (trimestrial, anual, saptamanal etc)

Mai exact, ideea este de a pune sedintele in zile, date fixe, pe care oamenii sa le cunoasca (Ex: in prima miercuri a fiecarei luni) astfel incat sa nu ai surpriza ca participantii vin cu scuze de genul: eu nu am stiut, eram la un client etc.

De asemenea, acest lucru va va ajuta la o pregatire cat mai buna a subiectelor, cat si a solutiilor.

  • Participantii sunt instiintati inainte de sedinta cu cel putin 3 zile in legatura cu subiectele care vor fi abordate si scopul dezbaterii lor, precum si durata de dezbatere a fiecarui subiect

Poti desemna pe cineva care sa culeaga de la toata lumea participanta subiectele ce vor a fi discutate in sedinta, astfel incat acestea sa fie filtrate in functie de importanta, urgenta si necesitatea prezentei tuturor celor implicati in sedinta.

Totodata, daca trimiti subiectele inainte de sedinta, oamenii se vor putea pregati cu idei, rapoarte, studii, astfel incat sa eficientizati timpul din cadrul acesteia.

  • Cu cel putin doua zile inainte se va trimite documentatia necesara

In acest fel, participantii se vor putea documenta asupra subiectelor si vor putea veni deja cu ideile la ei.

  • Daca pentru subiectele dezbatute nu este necesara prezenta unor persoane, nu le chema

Deseori, se intampla ca subiectele din cadrul unei sedinte sa ii priveasca doar pe 2-3 membri ai echipei. Aducandu-le in cadrul intregii echipe tot ce vom face va fi sa pierdem timpul celorlalti, dar si sa ii plictisim/frustram cu subiecte neinteresante pentru ei.

In timpul sedintei

  • Stabileste durata pe care sedinta o va avea

Fa o practica din a stabili si a anunta un timp limita pentru fiecare sedinta in parte. Poti face acest lucru chiar si pentru fiecare subiect individual.

  • Nu permite intarzieri

Daca vei face acest lucru, vei crea un precedent si din ce in ce mai multi participanti vor gasi scuze pentru care intarzie.

  • Anunta frecvent cat timp a trecut la un anumit subiect si cat timp a mai ramas

Poti desemna un “time keeper” care sa fie mereu atent la timpul petrecut in intreaga sedinta si la fiecare subiect in parte si care sa anunte cat timp s-a scurs si cat timp mai e la dispozitie. In acest fel vei pune o presiune pe oameni, astfel incat sa se concentreze pe subiectele care conteaza.

  • Evita “deraieri” de la subiect

Toate acestea vor duce la a pierde timp si, implicit, bani si frustrari ale oamenilor care vor sa fie eficienti sau care au alte lucruri de facut.

  • Stabileste obiective, pasi, responsabili si termene pentru fiecare dintre decizii

Astfel, te vei asigura ca deciziile luate in cadrul unei sedinte ajung sa fie si puse in aplicare.

Dupa sedinta

  • Creeaza o minuta a sedintei

Acest document estential ar trebui sa curpinda informatii precum: data, participanti, subiecte, decizii cu responsabili si termene limita. Documentul este esential intrucat este rezultatul timpului care a fost investit in sedinta respectiva, iar acesta trebuie sa fie asumat de catre participanti.

  • Distribuie minuta catre toti participantii la sedinta

In acest fel, nu vei avea surpriza scuzelor precum: am uitat, nu mi-am notat, credeam ca se ocupa altcineva etc

Bineinteles, exista mai multe metode si tehnici, acestea fiind cele pe care le-am aplicat si care au adus rezultate.

La incheiere va las o vorba pe care mentorul meu, Catalin Ionescu o avea: “Adevarata sedinta are loc intotdeauna afara, la tigara, dupa ce a avut loc cea formala.”

8 Idei pentru Manageri

8 IDEI pentru a deveni un manager și mai bun.

9 Tehnicide vanzare

9 TEHNICI pentru succes in vanzari

Abordarea telefonica eficienta

Cum sa ai o abordare telefonica eficienta